Agendamento automático de reuniões sem sair da conversa
Marcar uma reunião costuma significar sair do WhatsApp, abrir um link de agenda, escolher um horário e torcer para que ele ainda esteja livre quando alguém confirmar do outro lado. No SDRBOT.ai, o próprio SDR de IA negocia o horário dentro da conversa, verifica a disponibilidade real do agente antes de confirmar e fecha o compromisso ali mesmo — com convite de calendário e lembrete automático, sem o lead precisar sair do canal onde já estava.
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O horário é negociado no chat
Quando o lead demonstra interesse em agendar, um mecanismo dedicado de agendamento assume a conversa: entende se ele está pedindo uma demonstração, perguntando horários livres, propondo um horário específico ou confirmando um já sugerido, e conduz essa negociação em linguagem natural, sem formulário nem link externo.
Esse mecanismo roda dentro do mesmo fluxo de mensagens do SDR de IA, no mesmo canal onde o lead já estava conversando — WhatsApp, Instagram, Messenger, RCS ou o widget do site. Para o lead, não existe uma etapa separada de "agendar reunião": é a mesma conversa, só que agora tratando de datas e horários, sem precisar clicar em nenhum link externo ou preencher um formulário à parte.
A disponibilidade é checada de verdade, duas vezes
Antes de qualquer horário ser oferecido ao lead, o sistema confere três coisas ao mesmo tempo: o horário comercial cadastrado pela organização, os bloqueios de agenda específicos do agente responsável (férias, compromissos pessoais, horários reservados) e as reuniões que já existem naquele intervalo. Só entra na lista de opções o horário que passa nos três critérios — um lead nunca recebe um horário que já está ocupado ou fora do expediente combinado.
Quando o lead confirma o horário escolhido, a disponibilidade é checada de novo, agora no momento exato de criar a reunião — especificamente para cobrir o caso raro de dois leads tentarem fechar o mesmo horário ao mesmo tempo. Sem essa segunda checagem, essa corrida entre duas confirmações simultâneas poderia gerar duas reuniões conflitantes na mesma agenda.
Convite de verdade, não só um registro interno
Assim que a reunião é confirmada, um convite de calendário (arquivo .ics) é enviado por e-mail para os participantes — funciona independente de qualquer integração adicional. Se o agente responsável já conectou sua própria conta do Google Calendar, a reunião também é sincronizada lá, e o próprio Google envia seu convite nativo para o lead e para o agente.
Essa sincronização com o Google Calendar é uma conexão que cada agente faz individualmente, nas próprias configurações — não é algo ativado automaticamente para toda a organização de uma vez, então vale conferir se os agentes que atendem já conectaram a conta deles.
Lembrete pelo canal que o lead já usa
Depois de confirmada, a reunião gera lembretes automáticos disparados sozinhos, sem ninguém precisar agendar isso manualmente: um lembrete 24 horas antes e outro 1 hora antes, enviados diretamente para o lead pelo WhatsApp, no mesmo número onde a conversa aconteceu — reduzindo a chance de falta por esquecimento. O agente responsável também recebe, por sua vez, um lembrete interno 15 minutos antes do horário combinado.
Ao mesmo tempo em que a reunião é confirmada, o sistema já cria uma transferência para um atendente humano acompanhar aquele lead — então a reunião marcada pela IA não fica solta esperando alguém perceber que ela existe. Alguém do time comercial já está ciente do compromisso e pode se preparar, revisar o histórico da conversa e chegar à reunião com contexto, em vez de descobrir o agendamento em cima da hora.
O que muda para o seu time
- Fecha o horário no chatSem link externo, sem sair da conversa que já estava rolando.
- Sem choque de agendaDisponibilidade checada duas vezes, inclusive na hora da confirmação.
- Convite de verdadeE-mail com .ics sempre, e Google Calendar quando o agente conecta a conta.
- Lembrete automáticoWhatsApp 24h e 1h antes para o lead, e aviso interno para o agente.
Perguntas frequentes
A reunião marcada pela IA aparece no meu Google Calendar?
Aparece, se o agente responsável já conectou a própria conta do Google Calendar nas configurações — a sincronização é feita por agente, não é ligada automaticamente para toda a organização. De qualquer forma, um convite por e-mail com anexo de calendário é sempre enviado.
Como o sistema evita marcar duas reuniões no mesmo horário?
A disponibilidade é checada contra o horário comercial, os bloqueios de agenda do agente e as reuniões já existentes antes de oferecer qualquer horário — e checada de novo no momento da confirmação, para cobrir o caso raro de dois leads tentarem fechar o mesmo horário ao mesmo tempo.
O lead recebe algum convite oficial da reunião?
Sim, sempre um e-mail com um arquivo de convite de calendário (.ics), que funciona em qualquer aplicativo de agenda. Se o agente tiver o Google Calendar conectado, o lead também recebe o convite nativo enviado pelo próprio Google.
Alguém do time acompanha a reunião marcada pela IA?
Sim. Assim que a reunião é confirmada, uma transferência para um atendente humano já é criada automaticamente, para que alguém do time comercial acompanhe aquele lead antes e durante o horário combinado.
Funciona junto com
Feito para: Concessionárias Saúde SaaS e B2B