Agendar la reunión ya no significa mandar un enlace
Agendar una reunión suele significar salir de WhatsApp, abrir un enlace de agenda, elegir un horario y confiar en que siga libre cuando alguien confirme del otro lado. En el SDRBOT.ai, el propio SDR de IA negocia el horario dentro de la conversación, verifica la disponibilidad real del agente antes de confirmar y cierra el compromiso ahí mismo — con invitación de calendario y recordatorio automático, sin que el lead tenga que salir del canal donde ya estaba.
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El horario se negocia dentro del chat
Cuando el lead muestra interés en agendar, un mecanismo dedicado a agendar toma la conversación: entiende si está pidiendo una demostración, preguntando qué horarios hay libres, proponiendo un horario concreto o confirmando uno ya sugerido, y lleva esa negociación en lenguaje natural, sin formulario ni enlace externo.
Ese mecanismo se ejecuta dentro del mismo flujo de mensajes del SDR de IA, en el mismo canal donde el lead ya estaba conversando — WhatsApp, Instagram, Messenger, RCS o el widget del sitio. Para el lead no existe un paso aparte de "agendar reunión": es la misma conversación, solo que ahora hablando de fechas y horarios, sin hacer clic en ningún enlace externo ni completar un formulario por separado.
La disponibilidad se verifica de verdad, dos veces
Antes de ofrecerle cualquier horario al lead, el sistema consulta tres cosas a la vez: el horario comercial que dio de alta la organización, los bloqueos de agenda propios del agente responsable (vacaciones, compromisos personales, franjas reservadas) y las reuniones que ya existen en ese intervalo. Solo entra en la lista de opciones el horario que pasa los tres criterios — a un lead nunca le llega un horario que ya está ocupado o fuera de la jornada acordada.
Cuando el lead confirma el horario elegido, la disponibilidad se verifica de nuevo, ahora en el momento exacto de crear la reunión — específicamente para cubrir el caso raro de dos leads intentando cerrar el mismo horario a la vez. Sin esa segunda verificación, esa carrera entre dos confirmaciones simultáneas podría dejar dos reuniones en conflicto en la misma agenda.
Una invitación real, no solo un registro interno
En cuanto la reunión queda confirmada, una invitación de calendario (archivo .ics) sale por correo electrónico a los participantes — funciona sin depender de ninguna integración adicional. Si el agente responsable ya conectó su propia cuenta de Google Calendar, la reunión también se sincroniza ahí, y el propio Google manda su invitación nativa al lead y al agente.
Esa sincronización con Google Calendar es una conexión que cada agente hace por su cuenta, en su propia configuración — no se activa de golpe para toda la organización, así que conviene revisar si los agentes que atienden ya conectaron la suya.
El recordatorio llega por el canal que el lead ya usa
Una vez confirmada, la reunión genera recordatorios automáticos que salen solos, sin que nadie tenga que programarlos a mano: uno 24 horas antes y otro una hora antes, enviados directamente al lead por WhatsApp, al mismo número donde ocurrió la conversación — así hay menos ausencias por olvido. El agente responsable recibe, por su parte, un recordatorio interno quince minutos antes del horario acordado.
Al mismo tiempo que se confirma la reunión, el sistema ya crea una derivación para que un agente acompañe a ese lead — así la reunión que agendó la IA no queda suelta esperando a que alguien note que existe. Alguien del equipo comercial ya está al tanto del compromiso y puede prepararse, revisar el historial de la conversación y llegar con contexto, en vez de enterarse de la reunión en el último momento.
Qué cambia para tu equipo
- Cierra el horario en el chatSin enlace externo y sin salir de la conversación que ya estaba en marcha.
- Sin choques de agendaLa disponibilidad se verifica dos veces, también al confirmar el horario.
- Invitación de calendarioCorreo con .ics siempre, y Google Calendar cuando el agente conecta su cuenta.
- Recordatorio automáticoWhatsApp 24 horas y una hora antes al lead, y aviso interno para el agente.
Preguntas frecuentes
¿La reunión que agenda la IA aparece en mi Google Calendar?
Aparece, si el agente responsable ya conectó su propia cuenta de Google Calendar en la configuración — la sincronización es por agente, no se activa automáticamente para toda la organización. De cualquier forma, siempre sale una invitación por correo con el archivo de calendario adjunto.
¿Cómo evita el sistema agendar dos reuniones en el mismo horario?
La disponibilidad se verifica contra el horario comercial, los bloqueos de agenda del agente y las reuniones ya existentes antes de ofrecer cualquier horario — y se verifica otra vez en el momento de la confirmación, para cubrir el caso raro de dos leads intentando cerrar el mismo horario al mismo tiempo.
¿El lead recibe alguna invitación oficial de la reunión?
Sí, siempre un correo con un archivo de invitación de calendario (.ics), que funciona en cualquier aplicación de agenda. Si el agente tiene Google Calendar conectado, el lead recibe además la invitación nativa que manda el propio Google.
¿Alguien del equipo acompaña la reunión que agendó la IA?
Sí. En cuanto la reunión queda confirmada, ya se crea una derivación a un agente, para que alguien del equipo comercial acompañe a ese lead antes y durante el horario acordado.
Funciona junto con
Hecho para: Concesionarias Salud SaaS y B2B