Automatización de ventas: reglas que el propio embudo ejecuta

Disparadores que nacen de la conversación, no de un reloj

Toda automatización empieza por un disparador real: se creó una tarjeta, una tarjeta entró o salió de una etapa concreta, el lead respondió, se abrió o se cerró una derivación, la negociación se marcó como ganada o perdida, o el lead pasó a calificado. No existe un disparador por tiempo corrido del tipo 'todos los días a las 9' — cada automatización reacciona a algo que de verdad ocurrió en la conversación o en la tarjeta.

Eso significa que una automatización para avisar a quien dirige el equipo cuando se pierde una negociación grande se dispara en el instante en que alguien marca esa derivación como perdida, no en un barrido periódico que podría tardar horas en darse cuenta. Lo mismo vale para los otros disparadores disponibles — todos atados a un evento concreto de la operación.

Una condición en el medio, para que no se dispare siempre

Entre el disparador y la acción puedes encajar un nodo de condición: eliges un campo — prioridad de la tarjeta, etiquetas, etapa actual, valor de la negociación, puntaje del lead, temperatura, estado de calificación o canal de origen —, un operador y un valor de comparación. El flujo sigue por un camino si la condición es verdadera y por otro si es falsa, así que la misma automatización puede comportarse de una forma cuando la negociación es grande y de otra cuando no lo es.

Ese nodo es opcional: las automatizaciones más simples, como agregar una etiqueta siempre que la negociación se marque como ganada, no necesitan ninguna condición en el medio — el disparador ya ejecuta la acción directamente.

Acciones que cambian la tarjeta de verdad

Después del disparador — y de la condición, si usas una —, la automatización ejecuta una o más acciones reales sobre la tarjeta: moverla a otra columna, asignarla a un vendedor concreto, definir la prioridad, agregar o quitar una etiqueta, fijar un plazo en días, dejar un comentario interno, o notificar al responsable de la tarjeta o a un usuario concreto.

Se pueden encadenar varias acciones en la misma automatización — por ejemplo, mover la tarjeta a Negociando y, a continuación, notificar al vendedor responsable, todo a partir del mismo disparador de valor de negociación registrado.

El plazo que fija una acción, por ejemplo, no es una anotación suelta: queda en el mismo campo de vencimiento que aparece en la vista de la tarjeta, así que un plazo creado por la automatización se comporta exactamente igual que uno que un agente hubiera escrito a mano.

Cada ejecución queda registrada, sin bucles fuera de control

Cada vez que una automatización se ejecuta queda un registro — si salió bien o dio error, y exactamente qué acciones se aplicaron sobre esa tarjeta. Eso permite auditar después por qué una tarjeta concreta cambió de columna o recibió una etiqueta, en lugar de solo notar que algo cambió sin saber el motivo.

Un cambio hecho por una automatización no dispara otra automatización en cadena — hay un bloqueo específico para eso —, lo que evita el escenario de una automatización empujando una tarjeta que activa otra automatización, que activa otra, en un bucle difícil de prever. Cada automatización también se puede apagar por separado sin borrarla, y la plataforma guarda cuándo se ejecutó por última vez.